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Communication Moderne avec les citoyens pour le Secteur Public grâce à l’IA

La communication joue un rôle central dans la qualité perçue et l’efficacité du gouvernement numérique. Une communication claire et efficace favorise la transparence, renforce la confiance, et soutient la responsabilité ainsi que l’engagement public. Elle est essentielle à la prestation de services, offrant aux citoyens des informations précises, limitant les malentendus et contribuant à lutter contre la désinformation. 

Avec l’avènement de la gouvernance numérique moderne, le paysage de la communication avec les citoyens subit une transformation significative. Dans ce blog, nous allons examiner deux aspects critiques de la gouvernance numérique moderne : 

1. L’utilisation de modèles standard par les utilisateurs finaux
2. La création et la maintenance des modèles 

Lisez la suite pour découvrir comment ces pratiques redéfinissent la communication avec les citoyens au sein du gouvernement numérique.

 

Partie 1: L’Utilisation de Modèles Standard par les Utilisateurs Finaux

Pratiques de Communication Traditionnelles

De nombreuses agences gouvernementales dépendent fortement de modèles standardisés pour communiquer avec les citoyens. Ces modèles, bien qu’ils fournissent une structure, manquaient souvent de la touche personnelle nécessaire à une communication efficace. Les gestionnaires de dossiers doivent sélectionner les modèles appropriés. Comme alternative, ils peuvent rédiger leurs propres messages, ce qui peut entraîner des incohérences ou des erreurs.

Défis rencontrés par les Utilisateurs Finaux

Les utilisateurs finaux rencontrent souvent des défis avec ces méthodes de communication. Ils doivent souvent trier de nombreux modèles pour trouver le plus adapté, ce qui entraîne des retards et de la frustration. De plus, le processus manuel de réécriture des communications introduit le risque d’erreurs ou d’éléments manquants, impactant finalement la qualité du service fourni aux citoyens.

L’Évolution avec la Gouvernance Numérique Moderne

L’introduction d’outils avancés tels que le support des grands modèles de langage (LLM) permet aux utilisateurs finaux de réécrire facilement les communications dans différents tons. Avec le support des LLM, les gestionnaires de dossiers peuvent générer des réponses personnalisées et empathiques adaptées aux besoins spécifiques de chaque interaction avec les citoyens.

Avantages pour les Utilisateurs Finaux

Grâce à l’appui de l’IA, les gestionnaires de dossiers peuvent traiter les demandes des citoyens de manière plus rapide, précisant ainsi les délais de réponse tout en améliorant l’efficacité globale. En analysant les informations spécifiques à chaque dossier, l’IA est capable de suggérer automatiquement le modèle le plus adapté à la situation. Cela permet de réduire le temps requis par le gestionnaire de dossiers pour examiner l’ensemble des modèles possibles.

Le support de l’IA assure la cohérence et la précision de la communication, minimisant le risque d’erreurs ou d’incohérences. Lorsque le gestionnaire de dossiers souhaite ajouter des informations supplémentaires dans une communication, les LLM peuvent le soutenir, sans introduire d’erreurs dans la communication. Assurant toujours que les citoyens reçoivent des informations précises, complètes et fiables.

Une communication personnalisée et empathique favorise la confiance et la satisfaction parmi les citoyens, améliorant leur expérience globale avec les services gouvernementaux. Lorsqu’une agence gouvernementale adapte sa communication pour prendre en compte les circonstances individuelles des citoyens, cela génère une confiance accrue envers l’agence et améliore la qualité des interactions perçues par ces derniers.

Avec le support des grands modèles de langage (LLM), la communication peut être adaptée de manière appropriée — par exemple, en offrant une réponse plus formelle à un citoyen qui a déposé plusieurs plaintes, par opposition à un message plus empathique à un parent d’une personne décédée.

 

Partie 2 : La Création de Modèles

Processus de Création de Modèles Traditionnel

Les agences gouvernementales dépendent fortement de processus manuels pour créer des modèles de communication. Cela implique la participation de plusieurs parties prenantes et nécessite souvent une quantité significative de travail, y compris des tests approfondis, pour créer et déployer de nouveaux modèles.

Défis rencontrés dans la Création de Modèles

Le processus de création de modèles rencontre de multiples défis qui augmentent la charge de travail et la pression pour respecter des délais serrés. Les raisons de ces défis incluent les réorganisations gouvernementales, les changements de rôles des agences, l’évolution des attentes du public pour des réponses plus rapides et plus cohérentes, le besoin d’une plus grande transparence et l’introduction de nouvelles réglementations.

Lorsque de nouvelles réglementations sont introduites, les modèles doivent être mis à jour et prêts à être utilisés immédiatement lors de la mise en œuvre de la réglementation. Toutes ces raisons mettent beaucoup de pression sur le processus de création de modèles.

Comment l’IA peut-elle aider ?

L’IA peut rationaliser le processus de création de modèles grâce à l’automatisation et aux algorithmes d’apprentissage automatique. Les grands modèles de langage (LLM) peuvent assister de manière significative en dérivant de nouveaux modèles à partir des communications précédemment envoyées dans votre dépôt. De plus, les LLM peuvent considérablement réduire l’effort nécessaire pour la maintenance des modèles, car ils peuvent identifier quels modèles doivent être mis à jour lors de la mise en œuvre de nouvelles législations.

Avantages de la Création de Modèles Moderne

L’automatisation accélère le processus de création de modèles en utilisant toutes les communications précédemment envoyées stockées dans votre dépôt. Elle peut dériver les modèles nécessaires et proposer des textes standard. Lorsqu’une nouvelle législation urgente est introduite, de nombreuses organisations peinent à mettre à jour tous les modèles requis avant la date limite.

Si les modèles sont publiés tardivement, les employés peuvent être amenés à les modifier manuellement pour se conformer à la nouvelle législation, ce qui introduit un risque d’erreur. L’utilisation de l’IA permet de respecter plus facilement les délais de mise à jour des modèles et d’éviter ces modifications manuelles.

Les algorithmes d’apprentissage automatique maintiennent la cohérence des messages à travers les modèles pour tous les départements, renforçant l’identité de marque et la confiance dans les services gouvernementaux. En veillant à ce que toutes les communications respectent un ton et un style uniformes, l’IA réduit le risque de mauvaise communication et renforce une image publique cohérente. 

Cette cohérence est cruciale pour instaurer la confiance du public et garantir que les citoyens reçoivent des informations claires, précises et fiables, peu importe le département avec lequel ils traitent.

Les processus automatisés aident les agences à rester conformes aux réglementations en identifiant les problèmes potentiels et en recommandant les ajustements nécessaires. L’IA peut surveiller et analyser en continu les derniers changements réglementaires, garantissant que tous les modèles soient mis à jour en conséquence.

Cette approche proactive réduit non seulement le risque de non-conformité, mais économise également du temps et des ressources qui seraient autrement consacrés aux mises à jour manuelles. En maintenant des communications à jour et précises, les agences peuvent démontrer leur engagement envers les normes légales et la responsabilité publique.

Conclusion

L’impact de l’IA dans le gouvernement numérique sur la communication avec les citoyens est profond. Grâce aux modèles standard et aux processus de création de modèles modernes, soutenus par l’IA, les agences gouvernementales peuvent améliorer l’efficacité, la précision et la satisfaction des citoyens. Ces avancées rationalisent la communication, assurant rapidité, cohérence et conformité aux normes réglementaires.

En fin de compte, la gouvernance numérique moderne révolutionne la communication avec les citoyens, favorisant une plus grande confiance, transparence et engagement. Alors que nous naviguons dans l’ère numérique, il est essentiel de privilégier ces stratégies innovantes pour répondre efficacement aux besoins évolutifs des citoyens.

Merci de nous avoir rejoints dans ce voyage à travers le pouvoir transformateur de l’IA dans la gouvernance numérique. Restez à l’écoute pour plus d’aperçus sur le paysage en constante évolution du gouvernement numérique.

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