Reussites

Challenge

Fort d’une histoire de plus d’un demi-siècle, BARBRI, autrefois premier prestataire de cours préparatoires au barreau, propose aujourd’hui une offre plus vaste de programmes de formation juridique. Ces derniers couvrent non seulement un large éventail de sujets, mais également une multitude de formats, du format papier aux services en personne en passant par le format en ligne et à la demande. Tout comme son offre, les besoins de l’entreprise en matière de gestion de contenu ont également évolué : chez BARBRI, le contenu n’équivaut non seulement à l’information, mais constitue également le centre des services proposés. Afin de rester à la pointe, l’entreprise se rendit compte de la nécessité de modifier la façon dont son contenu fut créé et utilisé.

• Maintenance du contenu lente et coûteuse
• Processus de publication dispersés
• Absence d’outils afin de suivre les progrès des étudiants en ligne
• Flux de production superflus et inefficaces
• Manque de souplesse en matière d’adaptation

L’apprentissage virtuel a profondément modifié l’expérience éducative et les nouvelles technologies ne cessent d’apporter de nouveaux défis. BARBRI souhaitait que son équipe spécialisé dans le contenu travaille ensemble à l’aide d’un référentiel unique capable de centraliser toutes les informations et les flux de production en relation. Il s’imposa donc un moyen plus efficace de créer de nouveaux contenus, ainsi que la mise à jour de cours actuels et la réutilisation ou la le reformatage de certains sujets. Il s’agissait en effet de l’une des principales contraintes de BARBRI : la capacité à innover sans invoquer de coûts opérationnels importants.

Une autre contrainte concernait le nombre d’utilisateurs que le système devait prendre en charge : une équipe importante dédiée au contenu et composée de professionnels géographiquement dispersés et multidisciplinaires, et une moyenne d’environ 30 000 étudiants par an ayant accès aux outils pédagogiques et aux supports d’exercices. En outre, BARBRI manquait d’outils permettant de suivre en ligne les progrès des étudiants et de recueillir des éléments pour mieux satisfaire leurs besoins. L’entreprise avait besoin d’un système de gestion de contenu (CMS) agile, flexible et transparent pour faire face à ces enjeux, à mesure qu’ils devenaient de plus en plus complexes.

BARBRI avait déjà mis en place Le format DITA XML pour la rédaction structurée de contenu de cours et de documents de préparation aux examens, mais ce vieux système de gestion de contenu (R-Suite) de l’entreprise ne possédait plus assez de flexibilité et de capacité de croissance. Il s’agissait d’un système exclusif et par conséquent fermé, limitant ainsi ses fonctions de personnalisation et empêchant l’entreprise de travailler avec multiples prestataires de services. Comme l’explique Chad Crume, responsable de la gestion de contenu au sein de BARBRI, « nous rencontrions des difficultés, comme un sentiment permanent de restriction, limitant toute collaboration avec des personnes qui nous auraient été utiles pour développer la personnalisation dont nous manquions cruellement. » Une plateforme ouverte s’imposait.

Why AmeXio

BARBRI a choisi Componize, un système de gestion de contenu à éléments basés sur Alfresco (CCMS), pour gérer son contenu DITA et remplacer son ancien système. Sur recommandation de Componize, AmeXio est apparu comme le choix évident pour concevoir et mettre en oeuvre la nouvelle plateforme de gestion de contenu de l’entreprise. Forte de ses nombreux projets Alfresco et Componize fructueux et de son expertise mondiale en matière de gestion de l’information, de contenu multilingue et d’expérience digitale, AmeXio s’est imposée comme une vraie valeur ajoutée pour résoudre les défis de BARBRI.

Solution

AmeXio a mis au point un environnement de contenu et de documentation facile à gérer et correspondant à toutes les exigences de BARBRI : une approche simplifiée, rentable et innovante pour gérer un volume important de contenus d’apprentissage.

D’un côté, le format de rédaction DITA a permis à l’équipe chargée du contenu de réutiliser et de réadapter facilement du contenu, tirer profit de l’interdépendance du contenu (comme le balisage de contenu par la taxonomie pour des fonctionnalités de recherche et multiples capacités) et le publier sur tous les canaux. D’un autre côté, Alfresco étant la plateforme de gestion de contenu d’entreprise open source la plus répandue au monde, elle offrait une réelle garantie de durabilité et d’évolutivité à long terme. L’intégration de Componize dans d’autres logiciels tels qu’oXygen XML editor applet, DITA OpenToolkit et dita4publishers a permis l’addition de toutes les fonctionnalités nécessaires, comme la gestion des liens, l’édition avancée, des outils de révision et la publication de multimédias.

AmeXio a collaboré avec BARBRI sur un processus agile comprenant des sprints de 3 semaines. Cette exécution progressive et régulière de séries d’essais et de retours a permis d’obtenir les solutions techniques idéales, tout en donnant un aperçu permanent et totalement transparent des événements du projet à toutes les parties concernées.

Le nouveau système de gestion de contenu a permis une restructuration complète des flux de création de contenu, uniformisant la manière dont les produits et les services client sont fournis (documents imprimés ou accessibles en ligne), notamment les grandes lignes des matières juridiques, les cours en direct et en ligne, les tests de diagnostic, les examens pratiques, les matériaux d’étude supplémentaires et les supports d’exercice

L’équipe chargée du contenu peut facilement réutiliser, reconditionner ou reformater les matières en publications personnalisées. La mise à jour automatique de tous les supports suite à une modification de la loi, permet par exemple à BARBRI à satisfaire continuellement dans le cadre des exigences de rapidité relatives à tous les services digitaux et en ligne. Des questions à choix multiples imprimées sur un support d’exercice peuvent également être publiées automatiquement sur la plateforme éducative en ligne.

En uniformisant ses modes de production (EPUB, impression, HTML, et autres formats digitaux), BARBRI est en mesure de présenter une offre complète à ses clients, notamment des cours magistraux et vidéo, des cours en ligne et une application mobile gratuite prise en charge par la plupart des appareils portables, afin que les étudiants puissent étudier de la manière dont ils le souhaitent.

Le Résultat

BARBRI satisfait aux besoins de formation juridique des étudiants en droit et des avocats tout au long de leur carrière. En optimisant la production collaborative de contenus éducatifs et en uniformisant la publication de formats multiples, l’entreprise met à jour une qualité d’éducation juridique et professionnelle sans pareil.

Une expérience éducative personnalisée

Une publication exclusive et multicanal donne aux étudiants de BARBRI un accès privilégié à des contenu utiles élaboré par de vraies experts en la matière, y compris sur mobile et dans le format de leur choix. La variété des formats disponibles leur permet de profiter pleinement des services pour lesquels ils se sont inscrits, qu’il s’agisse de documents PDF ou de pages de sites réactifs qui s’adaptent automatiquement aux écrans des utilisateurs. Grâce à la technologie et au contenu, BARBRI crée des environnements éducatifs sur mesure qui contribuent à réduire la courbe d’apprentissage

Flux de travail de publication uniformisés

Dans le cadre d’amélioration de processus, BARBRI a constaté une réduction des heures et des ressources consacrées à plusieurs tâches : l’équipe est capable d’exécuter les mises à jour plus rapidement et de manière précise, de supprimer le double travail, d’augmenter la productivité et de réduire les délais de distribution.

Les relecteurs devaient auparavant lire le document entier et BARBRI se voyait facturé ces heures supplémentaires. Désormais, les modifications peuvent être facilement suivis et exportées aux relecteurs, désignant précisément les passages à relire, ce qui permet de réduire le nombre d’heures totales passées sur cette tâche de moitié.

Autre exemple : la création d’examens sur mesure, adaptés à différents établissements ou étudiants grâce à une personnalisation simplifiée. Les rédacteurs seniors auraient normalement mis entre 20 et 40 heures pour effectuer une recherche dans le système sur un sujet précis, sélectionnant les sujets et supports pour réaliser un questionnaire et vérifier que les questions ne se répètent pas. Cela met donc plus de temps libre à disposition, ainsi qu’un positionnement améliorée des employés qui peuvent être utilisés dans d’autres secteurs.