Reussites

Les enjeux

Il était impératif de livrer les nouveaux outils dans les délais prévus au service de souscription, dans la mesure oCredendo souhaitait réduire le temps d’évaluation des demandes d’assurance et créer un flux de production transparent offrant une vision globale à chaque étape du processus. Le choix d’un système de gestion de dossiers plutt qu’une solution de gestion des processus métier purement orientée processus constituait un enjeu crucial puisqu’il devait simplifier les flux de production et augmenter l’agilité du service.

La demande de proposition émise par Credendo comprenait déjà le détail des flux de production, suite à la réalisation préalable d’une analyse métier approfondie. Ces informations ont facilité la tâche nous avons suggéré certaines fonctionnalités En outre, il était impératif que la nouvelle solution de gestion de dossiers soit compatible et puisse s’interfacer avec une solution SAP existante utilisée comme base de données financières. C’est pourquoi nous avons proposé une intégration légère pour importer des données de référence depuis SAP vers Alfresco. d’AmeXio pour proposer une solution correspondant exactement à la demande du client. En effet, en nous appuyant sur la demande de proposition, qui, selon nous, permettraient d’améliorer encore davantage la solution. L’analyse métier de Credendo a été très utile comme de point de départ de l’analyse fonctionnelle réalisée par AmeXio. Cette dernière a été ensuite validée par une sélection d’utilisateurs-clés, pour être enfin traduite en une analyse et une solution techniques pour nos développeurs.

À ce stade, il a été déterminé que la solution devait :

• permettre de gérer des documents numériques dans un dossier
• accompagner les activités opérationnelles en gérant pour chaque dossier des métadonnées, des rappels, des tâches, un historique et des flux de production simples
• accompagner les activités quotidiennes liées aux dossiers et guider les utilisateurs en leur fournissant un aperçu complet des dossiers, des documents et des activités/tâches et rappels associés
• posséder une fonction de reporting configurable, avec la possibilité d’exporter vers Excel

En outre, il était impératif que la nouvelle solution de gestion de dossiers soit compatible et puisse s’interfacer avec une solution SAP existante utilisée comme base de données financières. C’est pourquoi nous avons proposé une intégration légère pour importer des données de référence depuis SAP vers Alfresco.

Notre approche

Le projet pour Credendo a montré des résultats impressionnants en un laps de temps très court qui illustrent parfaitement l’excellence et le dynamisme des relations professionnelles entre le fournisseur de technologie et le client Comme toujours, nous avons opté pour une approche agile pour mener ce projet, au travers de « sprints » courts : développement de composants spécifiques, tests et analyses des retours d’expérience. Cette approche fonctionne très bien si le client est très investi au cours des tests et des discussions, comme c’était le cas ici. En effet, Credendo a désigné son propre chef de projet qui a commencé à travailler sur ce projet six mois auparavant pour assurer le bon déroulement de tous les échanges entre le groupe et AmeXio.

Pour garantir un retour d’expérience optimal au cours des sprints agiles, un utilisateur-clé interne a été désigné pour chaque sous-service concerné afin de fournir des informations utiles au chef de projet. Avantage supplémentaire, cette méthode permet aux utilisateurs-clés d’informer et de former leurs collègues et de faire remonter à AmeXio les préoccupations éventuelles de ces futurs utilisateurs. Compte tenu de l’incidence de la nouvelle solution de gestion des dossiers sur le fonctionnement du service, l’implication de ces utilisateurs-clés à un stade précoce a facilité la transition et permis de mobiliser tout le monde dès le début.

Encore une fois, il est essentiel de noter que l’analyse métier fournie par Credendo a constitué une très bonne base pour tout ce qui a suivi. Cette analyse nous a également permis de commencer le développement très tt avec des sprints de trois semaines. Dans le même temps, l’analyse fonctionnelle s’est poursuivie en arrière-plan jusqu’au quatrième sprint, afin d’identifier de nouveaux besoins et exigences. Cette approche s’imposait également car nous n’avions que peu de marge pour concevoir la solution en termes de délai.

Autre paramètre ayant facilité la réalisation de ce projet, Credendo avait défini 60 à 70 % du périmètre des fonctionnalités qui étaient réellement nécessaires à la solution. Les 30 % restants ont été répartis selon trois critères : fonctions recommandées, fonctions potentiellement intéressantes et fonctions exclues, dont le développement dépendait du budget et du temps alloués. Cela a ainsi permis d’établir les priorités correspondantes. En définitive, nous sommes parvenus à développer pratiquement toutes les fonctions en respectant le budget, en ayant recours parfois à des solutions alternatives.

Result

La solution de gestion de dossiers pour le service Underwriting & Account Management a été très bien accueillie. Presque toutes les fonctionnalités demandées ont été créées. Les fonctionnalités de recherche et reporting permettent aux utilisateurs de retrouver des ensembles spécifiques de dossiers, documents, rappels, éléments d’historique et flux de production à partir des métadonnées. Les fonctions de reporting permettent un suivi transparent de la gestion de dossiers, exigence majeure de la direction.