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Reussites

Automatisation des processus pour une agence du secteur public

Notre client est une agence gouvernementale européenne de grande taille, comptant plus de 52 000 employés répartis entre une administration centrale et plus de 20 filiales régionales.

€600k

d’économies en 2 ans

20x

Augmentation de la productivité

+200k

documents numérisés

challenge

Le Challenge

Cette agence gouvernementale, qui gère de nombreux processus, de nombreuses parties prenantes et une quantité considérable d’informations encore fortement tributaires du papier, reçoit chaque année des milliers de documents qui doivent être numérisés et exportés vers les canaux appropriés. L’ensemble de ce processus était mené manuellement, ce qui impliquait d’y consacrer une grande partie des ressources humaines et financières. Pour être plus efficace, notre client avait besoin d’une nouvelle approche de ce processus. La solution devait prendre en compte le large éventail de documents et de formats, avec des degrés de qualité variables. Certains étant des documents numériques et d’autres des scans ou même des scans de scans, chaque type de document devait être traité d’une manière différente.

solution

La Solution

Notre expérience de plus de 10 ans dans le domaine des solutions de gestion des entrées, notre approche agile des projets et notre expertise en matière de conseil aux gouvernements ont fait d’AmeXio le partenaire idéal pour ce projet. Après une évaluation approfondie des besoins du client, le choix d’OpenText Intelligent Capture pour simplifier et accélérer la numérisation et l’exportation des documents était évident. Le fait d’être des experts certifiés OpenText nous a permis d’implémenter Capture, mais aussi d’aller plus loin. Outre la rationalisation des processus existants, nous avons formé les utilisateurs finaux et partagé avec eux tous les conseils relatifs aux meilleures pratiques, afin qu’ils puissent tirer le meilleur parti du logiciel.

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En tant qu’experts d’OpenText, nous n’avions aucun doute quant au choix de Capture. Mais au-delà de l’installation de ce logiciel, il est important de former les employés afin qu’ils se sentent à 100% confiants dans l’utilisation du système et qu’ils ne se perdent pas dans le processus d’adaptation.

Result

L’utilisation de la technologie de l’apprentissage automatique a été essentielle pour optimiser les flux d’informations. L’extraction et la classification automatiques des métadonnées permettent d’automatiser davantage le traitement des documents. Grâce à cette nouvelle approche, notre client a pu traiter 100 documents en moins de 10 minutes, ce qui représente une augmentation exponentielle par rapport aux 3 à 5 documents traités auparavant dans le même laps de temps. L’automatisation de cette tâche a également permis de réduire considérablement les erreurs commises au cours du processus manuel, créant ainsi une méthode de travail plus facile et plus conviviale. Grâce au nouveau système, on estime que cette agence gouvernementale aura économisé 71 000 euros et numérisé plus de 65 000 documents d’ici à la fin de l’année 2020. Les estimations pour 2021 semblent encore plus prometteuses, puisque notre client espère avoir économisé 520 000 euros et numérisé avec succès plus de 150 000 documents jusqu’à la fin de l’année.

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