Qu’est-ce que la signature électronique.
La signature électronique est la transposition dans le monde numérique de la signature manuscrite, mais attention, ce n’est pas le « scan » de celle-ci.
La signature électronique aussi appelée la signature numérique consiste à garantir l’intégrité d’un document et l’identité des signataires. Elle permet ainsi d’assurer que le document n’a pas été altéré entre sa signature et sa consultation, au même titre qu’une signature papier.
Depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, la signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite. Aussi, les transactions électroniques au sein de l’EU sont facilitées par la mise en place du règlement Européen n°910/2014 appelé eIDAS. Celui-ci fixe les règles et les critères à respecter pour qu’une signature électronique ait une reconnaissance légale.
La réglementation eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) est le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein des 28 états membres de la communauté européenne.
Ce règlement eIDAS définit trois niveaux de signature électronique :
La signature simple :
C’est la procédure la plus utilisée, elle permet un usage rapide et fluide. Elle permet une garantie d’identification du signataire.
Elle est applicable aux documents avec des facteurs de risques limités.
La signature avancée :
Elle est plus sécuritaire, ainsi la signature électronique avancée doit :
- être liée à son signataire de manière univoque (de manière unique et claire)
- permettre d’identifier formellement le signataire
- être créée sous le contrôle exclusif du signataire avec son téléphone ou ordinateur personnel
- garantir que l’acte auquel elle s’attache n’a pas été modifié depuis sa signature
Elle est conseillée dans le cadre de transactions financières ou de documents juridiques pouvant présenter des enjeux juridiques importants
La signature qualifiée :
Elle représente le stade le plus poussé de sécurité en matière de signature électronique. Pouvant se révéler particulièrement contraignante, elle n’est utilisée que dans des cas bien précis.
Elle nécessite l’utilisation d’une clé de signature stockée sur un support physique, délivrée par une autorité de certification reconnue par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information), après vérification d’identité effectuée la plupart du temps lors d’une rencontre physique. Une fois la clé de signature remise au signataire, celle-ci pourra être utilisée pour signer des documents pendant une durée limitée (souvent 3 ans).
Elle est conseillée pour des actes authentiques de notaires ou d’avocats
Des enjeux financiers et écologiques pour les entreprises
La signature électronique offre de nombreux avantages pour les entreprises :
Des relations commerciales fluidifiées :
- C’est un allié de la transformation digitale des processus commerciaux dans ce sens ou elle facilite le suivi des négociations et permet d’en réduire les délais.
- Alors que la signature manuscrite d’un contrat peut prendre plusieurs semaines, de l’envoi aux modifications, à la signature et au renvoi du document, la signature électronique ne prend que quelques instants et tout se fait en ligne.
Des gains de temps et un impact environnemental :
- Elle évite l’envoi et la manutention de documents volumineux.
- Et permet de réduire les déplacements.
- Les coûts liés à l’impression, à l’archivage et à l’acheminement des documents sont largement réduits.
Une garantie de sécurité :
- Les processus de signature sont clairement définis et sécurisés.
- Les documents sont sauvegardés numériquement.
- Le stockage physique peut être drastiquement réduit.
En synthèse, réduction des coûts et impact environnemental fort sont le gage d’une meilleure empreinte écologique pour les entreprises.
Le confinement : un accélérateur de l’adoption de la signature électronique.
Le confinement et la crise du coronavirus auront été des facteurs inattendus de l’expansion de l’outil numérique. L’accélération de la digitalisation des démarches est une des conséquences inattendues de cette période inédite.
Nouveauté pour certains, déjà mise en place pour d’autres, la signature électronique a donc permis de maintenir une activité à distance. Elle a ainsi trouvé une place de choix parmi les outils utilisés par les chefs d’entreprise et les responsables administratifs permettant ainsi de faciliter la poursuite des démarches en ligne.
Sécurité des données, intégration à des workflow, la signature en ligne de documents peut être désormais effectuée en toute confiance et permet des gains de temps non négligeables. Le contexte inédit a été un véritable accélérateur et révélateur pour la mise en place de cette démarche pour les entreprises qui se sont heurtées à la difficulté de signer des documents physiques. Certains clients ont même avancé la date de mise en ligne de leurs projets de plus d’un an.
Poursuivant ainsi la politique de dématérialisation et de digitalisation des processus déjà entamés dans les entreprises, la signature électronique devient donc un élément majeur de la transformation digitale.
La signature électronique au cœur de l’expertise Amexio
La signature électronique est la dernière étape pour une digitalisation complète des processus métiers, elle entre totalement dans le cœur d’expertise des activités d’Amexio.
Il existe à ce jour de nombreuses solutions de signatures électroniques, qui diffèrent les unes des autres par l’ergonomie de leurs interfaces, par leurs modèles économiques mais aussi par leur niveau de conformité face aux réglementations en vigueur. En revanche, toutes s’intègrent aux outils ECM des entreprises et fonctionnent sur les formats de documents les plus répandus.
La signature électronique est aussi un support à la mobilité car elle offre la possibilité de signer numériquement un document depuis un navigateur ou un appareil mobile.
En tant qu’expert de l’ECM, nous menons déjà pour nos clients des projets incluant de la signature électronique. C’est un complément aux solutions d’ECM mises en place qui vient ainsi finaliser la digitalisation des processus métiers. De même, Amexio peut être force de proposition sur le choix de solutions pouvant répondre au mieux aux besoins de l’entreprise ainsi qu’aux exigences légales.
Dans les projets que nous menons, la signature est totalement intégrée aux solutions d’ECM de nos clients, elle peut être déclenchée à partir d’un workflow documentaire, d’une action volontaire sur un document, ou bien fait partie intégrante d’un processus métier.
Amexio permet donc à ses clients de bénéficier d’une signature électronique adaptée à leurs besoins et à la réglementation en vigueur, et par là même la conservation des documents dans leurs infrastructures, ou bien dans un cloud sécurisé (Amexio peut aussi répondre sur le volet hébergement en proposant son offre « Amexio Cloud ») tout au long des processus métiers les manipulant.
